Jouw privacy is belangrijk voor ons

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de vennootschappen die deel uitmaken van Cerios Holding B.V. (hierna gezamenlijk aangeduid als “Cerios”), en op de producten, diensten en websites die onder Cerios vallen.

‍

Onder Cerios worden in deze privacyverklaring de volgende vennootschappen verstaan:

• Cerios B.V.;
• Cerios Consultancy B.V.;
• Cerios|PerfomanceArchitecten B.V.;
• Cerios|QDat B.V.;
• Cerios|Salves Holding B.V.;
• Cerios|Testservices B.V.;
• Cerios|Test Crew IT B.V.;
• Cerios|Valori B.V.;
• Cerios Solutions B.V.;
• Cerios|JOSF B.V.;
• Cerios|Omnext B.v.;
• Cerios|Supportbook B.V.; en
• Cerios|Testmonitor B.V.

Deze privacyverklaring geldt onder meer voor de volgende websites:

• https://www.cerios.nl;
• https://www.cerios.be;
• https://www.cerios.com;
• https://www.josf.io;
• https://www.omnext.com;
• https://www.testmonitor.com; en
• https://www.supportbook.nl

In deze privacyverklaring legt Cerios uit welke persoonsgegevens Cerios verwerkt, hoe Cerios aan deze persoonsgegevens komt, voor welke doeleinden Cerios deze verwerkt, op welke grondslagen de verwerkingen zijn gebaseerd, met wie persoonsgegevens worden gedeeld, hoe lang persoonsgegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.

‍

Deze privacyverklaring is onder meer van toepassing op:

• bezoekers van de websites van Cerios;
• (potentiële) klanten;
• contactpersonen bij klanten;
• leveranciers, opdrachtnemers en andere zakelijke relaties;
• personen die contact opnemen met Cerios;
• sollicitanten en kandidaten;
• deelnemers aan trainingen, evenementen en webinars; en
• ontvangers van commerciële communicatie.

Voor medewerkers van Cerios geldt een afzonderlijke interne privacyverklaring.

De vennootschappen die deel uitmaken van Cerios Holding, zoals genoemd in artikel 1 van deze privacyverklaring, zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor zover zij het doel en de middelen van de betreffende verwerking bepalen.

Voor alle vennootschappen binnen de Cerios Group gelden de volgende centrale contactgegevens voor privacy gerelateerde vragen en verzoeken:

‍

Cerios Holding B.V.
Torenstraat 42
5268 AV Helvoirt
Nederland

‍

E-mail: privacy@cerios.nl

Cerios ontvangt persoonsgegevens in de eerste plaats rechtstreeks van betrokkenen. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer een persoon:

• contact opneemt met Cerios;
• het contactformulier invult;
• klant wordt of een zakelijke relatie met Cerios aangaat;
• zich inschrijft voor een training, evenement of webinar;
• solliciteert bij Cerios; en/of
• op een andere manier informatie aan Cerios verstrekt.

‍

Daarnaast kunnen bij het gebruik van de websites van Cerios automatisch bepaalde gegevens worden verzameld, bijvoorbeeld technische gegevens en gegevens via cookies of vergelijkbare technieken. Meer informatie daarover staat in de cookiebanner op de website.

‍

Cerios kan daarnaast persoonsgegevens verkrijgen van andere bronnen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer Cerios in het kader van recruitment persoonsgegevens ontvangt van een recruiter of vacaturesite, of wanneer Cerios gebruikmaakt van openbaar beschikbare professionele informatie.

‍

Welke persoonsgegevens Cerios uit dergelijke bronnen verkrijgt, hangt af van de situatie. Het kan bijvoorbeeld gaan om naam, zakelijke contactgegevens, functie, organisatie, opleiding en werkervaring. Cerios verwerkt dergelijke persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een grondslag bestaat en voor zover de gegevens noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Welke persoonsgegevens Cerios verwerkt, hangt af van de relatie met Cerios en de omstandigheden.

Cerios kan de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

‍

Identificatie- en contactgegevens

• naam;
• aanspreektitel;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• functie; en
• organisatie.

Zakelijke en commerciële gegevens

• gegevens over afgenomen, aangevraagde of overwogen diensten;
• offerte- en opdrachtgegevens;
• order- en klantgegevens;
• zakelijke correspondentie;
• factuur- en betaalgegevens; en
• gegevens over de zakelijke relatie met Cerios.

Sollicitatiegegevens

• naam en contactgegevens;
• cv;
• motivatie;
• opleiding;
• diploma’s en certificaten;
• werkervaring en werkgeschiedenis;
• informatie over de functie waarop wordt gesolliciteerd;
• informatie die tijdens de sollicitatieprocedure wordt verstrekt; en
• andere informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor de beoordeling van een kandidaat.

Gegevens over trainingen, evenementen en webinars

• naam;
• organisatie;
• functie;
• contactgegevens;
• gegevens over inschrijving en deelname; en
• administratieve en factuurgegevens, indien van toepassing.

Website- en technische gegevens

Bij het gebruik van de websites van Cerios kunnen technische gegevens en gegevens over het gebruik van de website worden verwerkt. Voor zover dergelijke gegevens door middel van cookies en vergelijkbare technieken worden verzameld, is meer informatie beschikbaar via de cookiebanner.

‍

Bijzondere persoonsgegevens

Cerios vraagt in het kader van de in deze privacyverklaring beschreven verwerkingen in beginsel niet om bijzondere persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG.

‍

Het kan voorkomen dat een betrokkene uit eigen beweging bijzondere persoonsgegevens aan Cerios verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie of tijdens een sollicitatieprocedure. In dat geval beoordeelt Cerios of de verwerking van deze persoonsgegevens noodzakelijk en toegestaan is. Indien geen geldige grondslag en uitzondering op het verwerkingsverbod van artikel 9 AVG bestaat, verwerkt Cerios deze persoonsgegevens niet verder dan noodzakelijk is om deze te verwijderen.

‍

5.1 Een persoon neemt contact op met Cerios

Wanneer een persoon Cerios belt, e-mailt, een contactformulier invult of op een andere manier contact opneemt, verwerkt Cerios de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om het contact te behandelen.

‍

Cerios verwerkt deze gegevens om:

• het contactverzoek te behandelen;
• vragen te beantwoorden;
• gevraagde informatie te verstrekken; en
• vervolg te geven aan mogelijke dienstverlening.

‍

Wanneer het contact betrekking heeft op een overeenkomst met de betrokkene of op maatregelen die op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan een overeenkomst worden genomen, dan is de verwerking noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst. 

‍

In andere gevallen beroept Cerios zich op het gerechtvaardigde belang om vragen en zakelijke correspondentie adequaat te behandelen.

5.2 Een persoon is klant of zakelijke relatie van Cerios

Cerios verwerkt persoonsgegevens voor het aangaan, uitvoeren en beheren van zakelijke relaties.

‍

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• contact en communicatie;
• het voorbereiden en uitvoeren van opdrachten;
• het leveren van diensten;
• relatiebeheer;
• facturatie en administratie; en
• het behandelen van vragen en klachten.

‍

Wanneer een natuurlijke persoon zelf partij is bij de overeenkomst, dan is de verwerking noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst. 

‍

Wanneer persoonsgegevens van contactpersonen van zakelijke klanten, leveranciers of andere zakelijke relaties worden verwerkt, beroept Cerios zich op het gerechtvaardigde belang bij het aangaan, uitvoeren en onderhouden van zakelijke relaties.

‍

Voor verwerkingen die noodzakelijk zijn om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, beroept Cerios zich op de wettelijke verplichting die op haar rust. 

5.3 Een persoon ontvangt informatie over diensten, trainingen of evenementen

Cerios kan contactgegevens gebruiken om klanten en zakelijke relaties te informeren over diensten, trainingen, evenementen of andere relevante ontwikkelingen. Wanneer toestemming is vereist, baseert Cerios deze verwerking op toestemming van de betrokkenen.

‍

Wanneer commerciële communicatie zonder toestemming wettelijk is toegestaan, baseert Cerios de verwerking op het gerechtvaardigde belang bij het onderhouden van zakelijke relaties en het onder de aandacht brengen van relevante diensten. 

‍

Een betrokkene kan zich altijd afmelden voor direct marketing. Wanneer een betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden, verwerkt Cerios de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden.

5.4 Een persoon solliciteert bij Cerios

Cerios verwerkt persoonsgegevens om:

• sollicitaties te ontvangen en administreren;
• kandidaten te beoordelen;
• met kandidaten te communiceren;
• sollicitatiegesprekken en andere onderdelen van de procedure uit te voeren; en
• te beoordelen of een kandidaat in aanmerking komt voor een functie.

Het verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten is noodzakelijk om op verzoek van de sollicitant maatregelen te nemen voorafgaand aan een mogelijke arbeidsovereenkomst en voor het behartigen van het gerechtvaardigde belang van Cerios om met de sollicitant in contact te komen (en) voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers en voor het laten doorlopen van een sollicitatieprocedure.

5.5 Een persoon neemt deel aan een training, evenement of webinar

Cerios kan persoonsgegevens verwerken om:

• inschrijvingen te registreren;
• deelnemers te informeren;
• deelname mogelijk te maken;
• trainingen en evenementen te organiseren;en
• de bijbehorende administratie en eventuele facturatie uit te voeren.

Afhankelijk van de situatie wordt de verwerking gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst of het gerechtvaardigde belang van Cerios bij het organiseren en administreren van zakelijke activiteiten.

5.6 Een persoon bezoekt de website van Cerios

Bij het bezoeken van de websites van Cerios kunnen technische gegevens en gegevens over het gebruik van de website worden verwerkt.

‍

De websites maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. De actuele informatie over de gebruikte cookies en vergelijkbare technieken, de doeleinden, betrokken aanbieders, bewaartermijnen en toepasselijke toestemmingsmogelijkheden is opgenomen in de cookiebanner op de betreffende website. Via de cookiebanner kunnen cookievoorkeuren worden beheerd en kan, waar van toepassing, toestemming worden gegeven, geweigerd of ingetrokken.

5.7 Beveiliging, incidenten en voorkoming van misbruik

Cerios kan persoonsgegevens verwerken om systemen, websites, bedrijfsmiddelen, medewerkers en bezoekers te beveiligen en om fraude, misbruik en beveiligingsincidenten te voorkomen, vast te stellen en onderzoeken.

‍

Cerios baseert deze verwerking, afhankelijk van de omstandigheden, op het gerechtvaardigde belang bij de beveiliging en continuïteit van de organisatie en IT-systemen.

5.8 Klachten, juridische procedures en compliance

Cerios kan persoonsgegevens verwerken voor:

• de behandeling van klachten;
• interne en externe audits;
• naleving van wettelijke en contractuele verplichtingen;
• het voorkomen en behandelen van geschillen;
• het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

Afhankelijk van de situatie wordt deze verwerking gebaseerd op een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.

5.9 Is het verstrekken van persoonsgegevens verplicht?

In sommige gevallen is het noodzakelijk dat een betrokkene bepaalde persoonsgegevens aan Cerios verstrekt. Dit kan het geval zijn wanneer Cerios deze persoonsgegevens nodig heeft om een overeenkomst aan te gaan of uit te voeren, of wanneer Cerios wettelijk verplicht is de persoonsgegevens te verwerken.

Wanneer de noodzakelijke persoonsgegevens niet worden verstrekt, kan dit ertoe leiden dat Cerios een overeenkomst niet kan aangaan of uitvoeren, een gevraagde dienst niet kan leveren of niet aan een verzoek kan voldoen.

‍

Cerios geeft, waar relevant, aan welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn en wat de mogelijke gevolgen zijn wanneer deze persoonsgegevens niet worden verstrekt.

‍

Cerios kan persoonsgegevens delen met andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de betreffende verwerking, wanneer Cerios daartoe wettelijk verplicht is of wanneer daarvoor een andere geldige rechtsgrond bestaat.

‍

Afhankelijk van de verwerking kan het onder meer gaan om:

• e-mail- en samenwerkingsplatformen;
• CRM- en klantbeheersystemen;
• recruitment- en ATS-leveranciers;
• website- en supportleveranciers;
• aanbieders van trainingen en evenementensystemen;
• administratieve dienstverleners;
• accountants en fiscalisten;
• advocaten en andere professionele adviseurs;
• gelieerde ondernemingen, voor zover daarvoor een grondslag bestaat; en
• bevoegde overheidsinstanties, indien verstrekking wettelijk verplicht is of daarvoor een andere geldige rechtsgrond bestaat.

Wanneer een andere partij persoonsgegevens uitsluitend namens Cerios verwerkt, maakt Cerios met deze verwerker afspraken overeenkomstig artikel 28 AVG.

‍

Wanneer Cerios persoonsgegevens verwerkt op grond van artikel 6 lid 1 onder f AVG, beoordeelt Cerios of:

1. Cerios of een derde een gerechtvaardigd belang heeft;
2. de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van dat belang; en
3. de belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen.

De gerechtvaardigde belangen waarop Cerios zich kan beroepen zijn hierboven per verwerking beschreven. Het kan onder meer gaan om:

• het voeren en onderhouden van zakelijke relaties;
• het beantwoorden van zakelijke correspondentie;
• het organiseren van zakelijke activiteiten;
• het beveiligen van systemen en bedrijfsmiddelen;
• het voorkomen en onderzoeken van fraude en misbruik;
• het behandelen van klachten en geschillen;
• het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

Een betrokkene kan onder de voorwaarden van artikel 21 AVG bezwaar maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.

Binnen Cerios hebben alleen personen toegang tot persoonsgegevens voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

‍

Cerios beperkt toegang tot persoonsgegevens op basis van rollen, bevoegdheden en het need-to-knowbeginsel. Medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens moeten vertrouwelijk met deze gegevens omgaan.

Volgens de huidige inventarisatie worden persoonsgegevens verwerkt in Nederland en België en vindt geen doorgifte plaats naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

‍

Indien de AVG dit vereist, kan een betrokkene informatie verkrijgen over de toepasselijke waarborgen door contact op te nemen met Cerios.

Cerios hanteert de volgende bewaartermijnen:

Soort persoonsgegeven (zie hoofdstuk 5)

Contactverzoeken en algemene correspondentie: 2 jaar

Klant- en relatiegegevens: 5 jaar 

Offertes en opdrachten: 5 jaar

Financiële en fiscale administratie: 7 jaar

Marketinggegevens: 2 jaar 

Sollicitatiegegevens: 1 jaar 

Gegevens over trainingen, evenementen en webinars: 5 jaar

Klachten en geschillen: 5 jaar

Verzoeken van betrokkenen op grond van de AVG: 5 jaar

‍

Voor persoonsgegevens die via cookies en vergelijkbare technieken worden verwerkt, wordt voor de betreffende bewaartermijnen verwezen naar de cookiebanner.

Cerios neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer verlies, onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

‍

Afhankelijk van de systemen en risico’s maakt Cerios onder meer gebruik van:

• toegangsbeveiliging;
• authenticatie en autorisatie;
• beveiligde verbindingen, waaronder HTTPS/TLS;
• logging en monitoring;
• back-up- en herstelvoorzieningen;
• beveiliging van werkplekken en netwerken;
• beveiligingsupdates;
• bewustwording van medewerkers; en
• beperking van toegang volgens het need-to-knowbeginsel.

Cerios beoordeelt beveiligingsmaatregelen periodiek en past deze waar nodig aan de risico’s aan.

Cerios maakt volgens de huidige inventarisatie geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming waaraan voor een betrokkene rechtsgevolgen zijn verbonden of die de betrokkene anderszins in aanmerkelijke mate treft, zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

Een betrokkene heeft, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten op grond van de AVG.

‍

Recht op inzage – artikel 15 AVG

Een betrokkene kan Cerios vragen of persoonsgegevens worden verwerkt en, als dat het geval is, inzage vragen in die persoonsgegevens en de informatie die volgens de AVG daarbij moet worden verstrekt.

‍

Recht op rectificatie – artikel 16 AVG

Wanneer persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kan een betrokkene Cerios vragen deze te corrigeren of aan te vullen.

‍

Recht op gegevenswissing – artikel 17 AVG

In de gevallen die in de AVG zijn bepaald, kan een betrokkene Cerios vragen persoonsgegevens te verwijderen.

‍

Recht op beperking – artikel 18 AVG

Onder bepaalde omstandigheden kan een betrokkene Cerios vragen de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

‍

Recht op overdraagbaarheid – artikel 20 AVG

Wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kan een betrokkene persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ontvangen of laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

‍

Recht van bezwaar – artikel 21 AVG

Wanneer Cerios persoonsgegevens verwerkt op grond van artikel 6 lid 1 onder e of f AVG, kan een betrokkene onder de voorwaarden van artikel 21 AVG bezwaar maken tegen de verwerking.

‍

Wanneer persoonsgegevens voor direct marketing worden verwerkt, kan een betrokkene daar altijd bezwaar tegen maken. Cerios verwerkt de persoonsgegevens daarna niet meer voor directmarketingdoeleinden.

Recht om toestemming in te trekken – artikel 7 lid 3 AVG

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kan de toestemming op ieder moment worden ingetrokken. De intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment waarop de toestemming is ingetrokken.

‍

Deze rechten zijn niet absoluut. De AVG kan voorwaarden of uitzonderingen stellen aan de uitoefening ervan.

Een verzoek kan worden ingediend via:

E-mail: privacy@cerios.nl

‍

Cerios kan aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen. Cerios vraagt daarbij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.

‍

Cerios reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Wanneer sprake is van een complex verzoek of een groot aantal verzoeken, kan deze termijn overeenkomstig artikel 12 AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Cerios informeert de verzoeker wanneer van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt.

Een betrokkene heeft op grond van artikel 77 AVG het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

‍

In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens:

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Cerios kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer verwerkingen, dienstverlening, systemen of toepasselijke wet- en regelgeving wijzigen. De actuele versie wordt gepubliceerd op de website van Cerios.

‍

Laatste wijziging: 14 oktober 2026